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2010年 12月17日の会議

遅くなりましたが、17日の報告です。

食品ブースにアレルゲン表示を徹底してもらう
 ・7大アレルゲン+25品目の表示を目指す
 ・できれば使用原材料のすべて(産地も)を表示してもらえるように呼び掛ける

電気の使用制限
 ・有料化 事前に申し込み、相談
 ・大きな電力を使うものはお断り

日程の確認
 ・ブース申し込み1次締め切り 2月8日(月)
 ・最終ブース説明会 4月4日(月)
 ・アースデイ本番! 4月23日(土)

次回の実行委員会は、年明け1月17日(月) 19時〜
浅間会館2階和室にて

大会テーマ
「つながりを みつけにいこう アースデイ」

「地球環境を守る!」と堅苦しく頑張るだけがアースデイじゃありません。佐久のアースデイは、楽しいからこそやっていて、来年で9回目を迎えるまでに会を重ねてきました。アースデイを楽しみたい人々が、佐久に集い、新たなつながりができ、そのつながりが、世代を越え、国境を越え、地球全体に広がっていく。そんな思いを込めた大会テーマです。

11月17日 実行委員会を立ち上げ

来年4月の「第9回 アースデイin佐久」に向けて、
さる11月17日(水)に実行委員会会議を開催しました。
会場をいつもの場所から、隣の浅間会館2階の和室に移しての会議です。
多少使用料はかかりますが、実行委員も増えそうなので、
当面こちらの部屋を使うことになりそうです。
チームスタバからみなみさんと中村さん、
上田のカメラマン青柳さん、佐々木さん、
小宮山さん、安田さん、高田さんが初めて参加してくれました。
これからよろしくお願いします。

半田さんがレジュメを用意してくれていたおかげで、
議事進行はスムーズでした。

まずは「第9回アースデイin佐久」の日程。
2011年4月23日(土)と決まりました。
会場は今まで通り!! ミレニアムパークです。
会議のちょっと前に、
佐久市の住民投票で市民ホールの建設中止が決まり、
これで当面駐車場は従来通り使えそうです。

続いて人事。
実行委員長 田村至
副委員長  森本けん
事務局    半田
ブース対応  チームスタバ
会計      斉藤(違ったかな?)
ボランティア対応  荻原
スタンプラリー  あじめ
書記兼会場係  酒井   以上、敬称略

ということで、今季もメールとホームページの議事報告はわたくし酒井が担当いたします。

続いてホームページ・ブログについて
坂口さん、2011年版への更新をお願いします。

ホームページの会議報告は今まで通りとして、
ブログではもうちょっと違う試みをしていきたいと思います。
今出ているアイデアは、実行委員の紹介。
会議風景もほしいので、青柳さんにご協力をお願いします。

9条の会の扱いについて
前回は結局名前を変えてもらっての参加になったけど、
それについての感想を書かれた投書を、9条の会の方からいただきました。
実行委員会の立場には理解をしていただきながらも、
名まえを変えたことへの残念さ、
「自主規制」みたいなことが今後も進んでしまうことへの危惧などが綴られていました。

それをふまえ、今後は過度の自主規制は止めようと思います。
仮に佐久市の教育委員会の後援がもらえなかったとして、
考えられる不都合は、まず市内の学校関係でチラシが配れなくなることです。
それはそれで、仕方ないということで。

ブースのあり方について
規模が大きくなり、多様なブースが集まるようになりました。
決して悪いことではありませんが、
中にはアースデイとは関連が見いだせないブースも出てきています。
それらを一概に排除するのではなく、
アースデイにつながる何かを持ち帰ってもらう方向に持っていこうということになりました。

アレルギー対策について
前回のアースデイで、
「子どもにカレーを食べさせたところ、
アレルギー反応が出て病院に行く羽目になった」
とのクレームがありました。
幸い大事には至らず、田村委員長が電話で対応して納得していただいたとのことでした。
前回は事前に「可能な範囲で食材の産地などを表示するようにしてほしい」
と食べ物ブースに呼び掛けていましたが、
本番直前になってからの提案でもあり、
掲示が充分だったとは言えません。
今回は参加要項にも、
使用食材、産地、アレルギー表示などを義務づけすることとしたいと思います。

次回の会議は、
12月17日(金) 19時から 浅間会館2階和室
となります。

4月21日の会議録

昨夜はお疲れさまでした。
本番前最後の会議録です。

まずは会議参加メンバーで、ざっと当日のシミュレーション。
例年混乱するオープン前はとりわけ慎重に。

前日の駐車場のライン引きは止めることにしました。
金曜は雨の予報だし、
スタッフの車を早いうちにきれいに並べておけば、
支障は出ないだろうと判断しました。
駐車場係は多少負担が増えますが、なんとかお願いします。

手作り教室で使うコンパネは、今年新たに買うことにしました。
これは酒井が買っておきます。

スタッフは6時集合。
ざっと打ち合わせをしてから行動開始です。
スタッフは腕章の他、
白のビニクロテープで名札を付けることにしました。
待望の学生ボランティアは(中学生1名)は7時ころ着てくれるとのこと。
荷物運びに入っていただきます。

一般ブースは、到着後まず自分の荷物をおろして直ちに駐車場に車を移動。
その後受付、ブース設営という運びになります。

これは昨日の散会後の雑談で出た話なのですが、
搬入時の道路誘導は、
3人では手薄だろうということになりました。
占有範囲を超えて、交番の先や手前の角を曲がったところで待機する車が出ることを考えると、
最低4人、できれば5人は必要になりそうです。
当日の様子を見て、なんとか回せる人を確保したいと思います。

受付時の混乱を避けるため、
エコクイズやアンケートなどの配布物は、
落ち着いたころを見計らってスタッフがブースに配りに回ります。
ボランティアへのお食事券もこ時でしたっけ?
アンケートは去年のものが残っているので、こちらを使用。

9時45分ころ、ブースを集めて簡単なミーティング。
ごみを出さないこと、後片付けの注意点など再確認。


氷龍太鼓はオープニングには間に合わないとのことなので、
この時間帯はサブニュマにお願いします。

御代田中学校のバイオディーゼル発電がうまくいったとのこと。
当日は15A程度の電気が供給できるそうです。
ぜひこれを活用したいので…
サブニュマによるブース紹介のときに、
電源を切り替えてこちらを使うことにしました。
PAとの相性や、ワイヤレスマイクが届くかどうかは、当日要チェックです。
発電所になってくれる御代田中学校を皮切りに、
3回に分けて10ブースほど紹介します。
サブニュマの方々は大忙しですが、よろしくお願いします。

竹とんぼ大会について。
紙芝居とカルタの流れでそのままやります。
参加定員は、一応子ども25人、大人10人です。
5人ずつで予選を行い、1位勝ち抜けで決勝戦を行います。
司会進行は至委員長。手すきのスタッフが審判員を務めます。
競技用の竹とんぼは、5色に色分けしたものを2セット、やまぼうしにお願いしてあります。
アジメさん曰く、「むっちゃくちゃ飛ぶ」そうです。
手作り教室で作った自前の機体でも参加可ですが、
名前を書いておいて貰えるよう注意が必要。

閉会ご、撤収については、
従来搬入時ほど大きな混乱がなかったので、はっきりした時間分けはしていません。
スムーズに撤収できるよう、
スタッフだけでなく、参加各ブースへの協力をお願いしましょう。

ブース紹介の番号と、ブース配置図の番号が統一されていなかったので、
オギさん、二川さん、坂口さんにはいろいろ御苦労かけてしまいました。
これは来年に向けた反省点ですね。

でもって反省会の日程。
4月27日(火)。場所は小諸健早会館の予定ですが、
改装の予定があるとのことで、当日使えないかもしれません。
その場合は小海の保育園跡を使うかも…
詳細は後日。
有機野菜や豚肉を使った鉄板焼きや鍋を予定しています。
なので、お店で出来合いのものを買ってくるのは止めましょうということになりました。

一品用意できないという方は無理に用意しなくても大丈夫です。

半年近い苦労も、あと2日を残すのみです。
「あれを忘れてた!」「「これは大丈夫?」ってのがありましたら、
まだ間に合います。MLでどんどん流してください。
楽しい反省会にするためにも、悔いのないように準備をしましょう。
当日の天気予報は曇り。朝はちょっと冷えそうですが、
会場の熱気であっためましょう!

ブース向け説明会

例年あっさり終わっていたブース説明会ですが、
今年は勤福会館の会議室がほぼ満席になる盛況でした。
参加団体もさらに増えて、
ブース用地を確保した団体・個人だけで58です。
事務局の半田さんが不在の中、
こちらの打ち合わせ不足で、
せっかく半田さんが作ってくれた細やかな段取りがいくつか飛ばされちゃいましたが、

とりあえず無事終わりました。
ミニコンサートもいい雰囲気でしたね!
最後は田村委員長の演説でしめていただきました。


その後の実行委員会。
本番でのシミュレーション、備品の確認です。
前日に会田さんと森本君にテント3張り、長机3つ、椅子10脚を
佐久市の体育館に取りに行ってもらいます。
そのあと駐車場でラインを引いてもらいます。
勤福会館の許可は取ってあります。
ライン引きについては、体育館で貸してもらえるか、
他(小海の消防?)でかりるかは要確認です。

看板関係、横断幕、薬箱、くつろぎスペースの座卓などは窪川さん、
茣蓙、ブルーシートは酒井、
手作り教室のコンテナ、道路誘導用のパイロン、誘導棒は的埜が管理しています。
丸テーブルは久保田さんだったかな?
これも要確認ですね。

道路案内用の看板は、
駐車場まわりだけにして、他は止めることにしました。

当日のスタッフのタイムテーブルです。
毎年混乱するので、今年はきっちり決めておきたいと思います。
6時集合。資材搬入と簡単な打ち合わせをして、
6時30分までには準備開始。
    本部テント関連  会田 半田 森本 吉川 佐藤
    ブース位置決め 酒井 あじめ 黒須
    ティピ 重田 ムーミン
    ステージ関連 オギタカ ター坊
    会計  窪川 
    (敬称略)

メモが間に合わず、把握しきれていないかもしれません。
他、ボランティアスタッフにも入ってもらえるとありがたいところ。
ヒップホップダンスの皆さんからもボランティアの申し出がありましたが、
時間に制約があるので、パンフ配りや人形劇のときの舞台を抑える係をお願いしたいと思います。

これは会議終了後、雑談に最中に出た話ですが、
スタッフは腕章の他、名札もつ行けた方がいいということになりました。
顔見知りではないボランティアスタッフが増えれば、
名前がわからないと困ると思いますので。

次回の会議は4月21日(水)、19時から浅間会館です。
本番前最後の会議となります。
「これ忘れてない?」「あれは大丈夫?」など、不安な点がありましたら、
MLでどんどん流してくださいね>
間に合う方は宿題のエコクイズを作って持ってきていただけると、
間に合いそうもない方(私とか)へのよいプレッシャーとなりますので、お願いします

4月1日の議事録

ウソじゃありません。ほんとに会議やったんです。
田村委員長も九州から帰還して、にぎやかでした。

広報活動について。
朝 品地域はチームスタバの重田さんが回ってくれました。
チラシは増し刷りができていますので、
追加が必要な方は半田さんにお問い合わせくだ さい。

ずっと継続審議になっていたエコクイズについて。
問題の重複や答えを確認したうえで、
昨日の会議の参加者が段ボー ルを持ち帰り、
各自書いてくることになりました。

キングオブ竹トンボについて
昨日の時間割をちょっと変更し、
紙 芝居と人形劇で子どもたちが集まっているところに、続けてやることになりました。

司会進行は至君、審判は手の空いている人を何人か集め ます。
ステージ上から前方の観客席に向かって飛ばし、
滞空時間で勝者を決めます。
数人ずつのトーナメントで、1〜3位にはやまぼ うし特製のメダルを贈呈!
貸し出し用の竹とんぼには、判定しやすくするため色をつけることとします。
あじめさん、5色程度用意していただ けますか?
自前の竹とんぼも参加可能。この場合は名前を書いておいてもらいます。
竹とんぼの飛ぶ方向にはくつろぎスペースがりますが、
座っ ているお客さんにあらかじめ気をつけてもらえば、
どいてもらったり、無理やりスペースを空けておく必要はないだろうということになりました。

各 ブースの配置は、8日の説明会までに酒井が素案を作っていきます。
当日のブース配置に、去年は積木に番号札を貼っていましたが、
今年は段 ボールの番号札を、
農業マルチを止めるU字金具で芝生に止めることにします。
本部の配置は、昨年の位置だと後方のブースからステージが死 角になるので、
今年は水場の近くにします。

これは来年の検討課題となりますが、
ブースの大きさを3×3メートルくらいに 統一し、
それより大きなスペースを希望するブースは、
2つ分取ってもらうなど考えた方がいいかと思います。

駐車場につい て。
今年は勤福会館で佐久病院関連の大きな行事があり、
会場から遠い側の半分だけがアースデイ用のスペースとなります。
駐車場入 り口すぐのところには、
コンパネで看板を作り、「佐久病院関連は右、アースデイは左」
といった表示を出します。コンパネは軽トラの荷台に でも固定する予定。
駐車場には前日金曜日のうちに、
ライン引きでざっと線を引いておくことにしました。
ライン引きはテントととも に佐久市の体育協会から借りる予定。
物品の発注は田村委員長が、
テントの引き取りとライン引きは、会田さんと盛本くんが行ってくれます。
ラ インは全面じゃなくても、ざっと列を引き、最初の何台か分が決まっていれば大丈夫でしょう。
ラインを引くのにももしかしたら許可が必要かもしれな いので、
半田さんに確認をお願いします。

会場前の道路と駐車場には、誘導スタッフが2〜3人入れるような体制が必要です。
道 路については会田さん、的埜さん、半田さんが8時半まで、
それ以降はオギさん、むーみんさん担当。
駐車場側は盛本君が責任者で、柳沢ひで みさん、西澤さん
他で11時ころまで管理することとします。
ある程度車の並びができれば、去年のような混乱は起きないと思います。

搬 入時の誘導について。
今年は30分刻みで3回にわけての搬入となります。
1回あたり15台以上の計算ですが、スペース的に6〜7台が限度 かと思います。
かちあったら駐車場で10分待機してもらうことにします。
また、極力時間を守ってもらえるよう、
時間帯を表示する チケットを作ってあらかじめ配布しておくと、
誘導係もわかりやすいかと思います。
ただし、遠方から来るブースも多いので、
あまり がちがちに時間分けせず、多少の融通は利かせることも必要になりそうです。

以上の体制を整えるには、本部は7時には出来ていないといけま せん。
逆算して、実行委員会の集合時間は、
さらに30分早くして6時とします。
うへえ〜…

次回の会合は、
4 月8日の最終説明会となります。
19時から、今回は勤労者福祉会館(アースデイの会場の隣)となります。ご注意を。

各ブースに は、
・駐車場の話、搬入時の注意点、
・食べ物ブースには、食材の産地や成分表示などを心がけてもらう(強制ではない)
・ボラン ティアへのお食事券(各ブースに1ずつ)
・スタンプラリーの協力 景品の提供
・水場の使い方(極力洗わない やむを得ない場合は布でふく  ごみを流さない)
・マイ箸 マイ食器割引への協力

といったことを説明することになります。
他に気がついたことがあれば メールでお願いします。
説明会では、オープニングにアースデイミニコンサートをやって盛り上げる予定。

そのあとちょっと会議もや りたいと思います。
次回の議題は、物品の確認、スタッフの当日の動き方、役割分担の確認が議題となります。

さらに最後の実行員会 の日程も決めました。
4月21日(水) 19時〜 浅間会館です。
よろしくお願いします。

3月の会議

アースデイ本番まで、あと1カ月ちょっとです。
3月15日現在の進行状況をお知らせします。

チラシ&ポスター、完成しました。
ゆっ子ちゃん、オギさんありがとうございます。
チラシは去年と同じ材質で1000枚刷ってあります。
ポスターは黄色のA3です。
今日の出席者は各々持って帰りました。
まだいつもの場所に在庫がありますので、
必要な方はお願いします。
公共施設などにポスターを張ったりチラシを置いたりなどの広報活動に、
各自ご協力をお願いします。
結果報告、予定などはこちらのMLにお願いします。
協賛団体や報道機関などには事務局からチラシを発送します。

フリーマーケットをよりアピールするために愛称をつけました。
フリーマーケット『ぬくもり横町』

昔遊びのエリアで、新たに竹とんぼ飛ばし大会、
その名も「キング オブ 竹とんぼ」を開催します。
現時点の開催要項は…
参加希望人数にもよりますが、
3〜4人ずつ滞空時間を競うトーナメント制にし、
優勝者にはやまぼうしの会に依頼して木の切り株のメダルを贈呈!
表彰式にはじゃんべやサブニュマによるドラムロールがつきます。
大人の参加希望者には、10秒くらいハンデをつけます。

合わせて竹馬大会もやりたかったんですが、準備時間や指導役の点でめどが立たないので、
来年にはやりたいと思います。

ボランティアスタッフの件ですが、
学校は年度替わりの直後になるので、人数等どうなるか不透明です。
2月の会議の通り、会場設営と後片付け、
それに食べ物ブースやスタンプラリーの手伝いを中心にやってもらうこととします。
お礼には、食べ物ブースから1〜2ずつお食事券を寄付してもらいます。
食べ物以外のブースとは不公平ではありますが、
食べ物ブースは基本的に利益が大きくなるので、
ご理解をいただきたいと思います。

今年は勤福で別のイベントがあるため、
いつもの駐車場は建物&会場よりの半分が使えません。
搬入・誘導の際は注意が必要です。

スタンプラリー・エコクイズについて
一応30問近く案が出ていますが、
対象が小学校低学年が中心ということで、
あまり硬いもの、数字が抽象的なものは、もう少し柔らかく練り直す必要があります。

続いてのご協力をお願いします。目標は30問です。
なお、ボランティアが確保できるかどうか分からないので、
忙しくなりそうな食べ物ブースについては、クイズを貼らない方向で進めようと思います。
食べ物ブースでも「ぜひやりたい」と言ってくれるところにはお願いします。
クイズに不正解だった場合は、ある程度解説してからスタンプを押してもらうようにしようと思います。

近日中に、参加ブースに改めて案内を送る予定です。
その際、注意書きとして、
 ・搬入時間の割り振り
 ・食べ物ブースには、使用している原材料の産地、成分表示などできる範囲で書いてもらう
   (ナチュラル定植ではずっとやっていますが、他のブースにも今後は取り組んでほしいので
    今年は「心がけてください」くらいの控えめなお願いにします)
 ・スタンプラリー用のスタンプの準備
   (サインで済ますブースがあるけど、それだといいかげんになりかねないので。

    実行委員会でもいくつか用意したほうがいいかも)

といったことを加える予定です。
他に書いておいたほうがいいことがあれば発言お願いします。

次回の会議では…
今度こそクイズの確認
看板、横断幕などの備品の確認 
当日の動き方、段取り
ステージのタイムテーブル
等について話し合いたいと思います。

日程は、4月1日(月)19時〜 浅間会館2階です。


4月8日には参加ブース向け最終説明会もあります。
勤労者福祉会館の会議室(何号室でしたっけ?)19時〜
例年あっさり終わってしまうので、
より盛り上げるために、ミニコンサートをやったらどうかというアイデアが出ました。

入魂委員会の新メンバー、
当日ボランティアだけでもやってみたい方、
まだまだ大募集中です。
よろしくお願いします。

2010 第8回アースデイin佐久に向けて

2010年もやります!
 第8回 アースデイin佐久に向けて、実行委員会がスタートしました。

本番日程は 4月24日(土) 10時〜16時
  佐久ミレニアムパーク

前回は交通整理で大きな混乱を招いてしまったので、この点をしっかり練り直したいと思います。
また、アースデイの原点に立ち返ったブースも充実させたいと思います。

次回の会議は年が明けて2010年1月8日(木)19時〜
浅間会館2階にて
実行委員スタッフ、当日ボランティア大募集中です。
 

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